محصول نوع 2

معرفی سامانه خزانه داری تحت Windows مخصوص شهرداریها و سازمانهای تابعه

مقدمه :

سامانه خزانه داری تحت Windows  با زبان برنامه‌نویسی Borland Delphi 7 و با  استفاده از بانك اطلاعاتی MicroSoft SQL Server   طراحی و  برنامه‌نویسی گردیده است و قابلیت اجرائی  در سیستم عامل های  ویندوز  98 ، 2000 ، XP  ، ویندوز 7 ، ویندوز 8   همچنین  ویندوز 10  بصورت  تك  كاربره  و  یا  تحت شبكه دارا بوده  و  با SQL  )   های 2000 و   2005 و 2008  و  R22008 و  یا   2014(    یا   ورژن های بالاتر    اجراء می‌شود .

توضیح 1 :  بزرگترین  امتیاز  و  حسن  سامانه  خزانه داری  تحت  Windows   وابسته  نبودن  به   یک  سیستم عامل  و  یا SQL     خاص  می باشد . لیکن  خیلی از نرم افزارها  با تعویض سیستم عامل دچار مشکل شده و به راحتی نمی توان با آن کار نمود ، که  برای  سامانه  خزانه داری  تحت Windows  با تعویض سیستم عامل  یا  SQL     چنین مشکلاتی ایجاد نخواهد شد . در صورتیکه کاربران از سامانه HESAB  تحت Windows   استفاده می نمایند ، علیرغم اینکه به صورت مستقل زیرسیستم موصوف قابل استفاده بوده و گزارشات مستقل خود را دارد ، امکان  انتقال اطلاعات ثبت شده در سیستم موصوف به سامانه HESAB  نیز وجود خواهد داشت .

نظرباینکه سامانه خزانه داری  تحت Windows  با در نظر گرفتن امکانات سامانه خزانه داری تحت DOS   قدیمی ، تدوین ، طراحی ، آماده و برنامه نویسی  شده است ، فلذا سعی شده تا کلیه امکاناتی که در سامانه تحت DOS   وجود داشته در سامانه خزانه داری تحت Windows   نیز لحاظ و گنجانیده شود . لازم  به  توضیح  است که کاربرد برخی کلیدها به علت تداخل با کلیدهائی که در ویندوز مورد استفاده عمومی می باشد ، تغییر داده شده که در راهنمای  برنامه  پائین صفحات ثبت اطلاعات و گزارشات ، به صورت خلاصه مشخص شده است .

توضیح 2 :  ویرایش سوم نرم افزار اختصاصی برای  استفاده  در شهرداری ها  می باشد که  با  رعایت دستورالعمل  بودجه عملیاتی و  بر پایه حسابداری تعهدی طراحی و  برنامه نویسی شده که با وضعیت فعلی شهرداریها تطبیق داده می شود . لیکن با ابلاغ دستورالعمل حسابداری تعهدی ، نیازی به تغییر نرم افزار نبوده و فقط بخش های مرتبط با حسابداری تعهدی فعال می گردد .

توضیح 3 :  هرچند نرم افزار خزانه داری به صورت مستقل و بدون استفاده از سامانه HESAB  قابل اجراء  بوده ، لیکن بمنظور جلوگیری از ثبت های تکراری ، توصیه به استفاده توأم  دو نرم افزار در کنار هم می گردد .

با توجه به مطالب فوق سعی می شود به صورت روان و ساده شمه ای کلی و عمومی از نرم افزار خزانه داری  توضیح تا مورد استفاده بهینه علاقمندان قرار گیرد ؛

الف : امکانات، توانمندی، گزارشات و انواع خروجی ویرایش اختصاصی شهرداری ها

ویرایش سوم  نرم افزار خاص شهرداری ها و سازمان های تابعه طراحی و برنامه نویسی شده و پایه و اساس آن برمبنای حسابداری تعهدی و اجرای بودجه عملیاتی کامل می باشد  که از سال 1399 در بیش از یکصد و پنجاه  شهر در  هفده استان کشور نصب و اجراء شده است .  نرم افزار با وضعیت کنونی شهرداری منطبق می گردد و به مرور تکمیل بودجه عملیاتی و حسابداری تعهدی اصلآ نیاز به تغییر نرم افزار وجود نداشته و به راحتی با یک کلید حسابداری تعهدی و بودجه عملیاتی کامل فعال شده و حتی نیازی به تغییر سرفصل های حسابداری نیز وجود نخواهد داشت . ضمنآ  امکان  تهیه  و تنظیم و ارسال اطلاعات به سایر برنامه های مرتبط را نیز دارا  می باشد .

۱- امکانات : در بخش امکانات نرم افزار ، ابزار و کلیدهائی پیش بینی گردیده تا کاربران با کمترین صرف وقت به راحتی قادر به ثبت اطلاعات خزانه داری به ساده ترین روش باشند ، ضمنأ کاربران مبتدی و تازه کار در کوتاهترین زمان ممکن ، توانائی فراگیری استفاده از نرم افزار را بدست آورند . از طرفی پشتیبانان نرم افزار نیز بتوانند از طریق اینترنت و با صرف وقت کم توانائی نصب ، آموزش و عنداللزوم اصلاحات حساب ها را به کاربران یاری برسانند . در بخش امکانات موارد زیر قابل توجه می باشد ؛

۱-۱- کلیه سرفصل های مورد نیاز برای انتقال اطلاعات به حسابداری از سامانه حسابداری فراخوان و نیازی به تعریف مجدد ندارد . فقط عناوین اشخاصی که چک یا فیش تحویل شهرداری می نمایند (( مؤدی ، صاحب چک ، متعهد چک )) توسط کاربران در بخش مرتبط به (( اسناد دیگران ))  ثبت می گردد .

۱-۲- مراکز اصلی هزینه در شهرداری در سامانه ایجاد و کاربران قادر خواهند بود تا این مراکز را تغییر دهند .

۱-۳- شرح های استاندارد مورد نیاز برای ثبت سند و سایر شرح های استاندارد مورد نیاز در بخش های مختلف نرم افزار ، به صورت کامل آماده سازی و ایجاد شده و کاربران قادر خواهند بود تا عنداللزوم این شرح های استاندارد را برحسب ذوق و سلیقه خود تغییر دهند .

۱-۴- امکان برقراری ارتباط بین حسابهای بانکی با کدهای حسابداری مورد نیاز در نرم افزار ایجاد گردیده است تا حسب نیاز توسط کاربران فعال گردد . در مواردی که از نرم افزار به صورت مستقل و بدون سامانه HESAB استفاده می گردد ، لازم است حسابهای مورد نظر بدون برقراری با کدهای حسابداری تعریف شود .

۱-۵- با توجه به دوسطحی بودن هزینه های اقتصادی و تطبیق با مصارف عملیاتی ثبت هزینه های اقتصادی در چک های صادره کفایت می نماید و بقیه اطلاعات تکمیلی در سند حسابداری ثبت و انجام خواهد پذیرفت .

۱-۶- جستجوهای متنوع و بسیار قوی در ثبت سند ( اسناد دیگران ، وجوه نقد ) پیش بینی  شده تا کاربران با کمترین چالشی قادر باشند ، اسناد دریافتی و وجوه نقد را ثبت نمایند .

۱-۷- کلیه عناوین مورد نیاز روند دریافت اسناد مطابق با استاندارهای روز در نرم افزار ایجاد شده و نیاز به اقدام جدیدی ندارد .

۱-۸- با هر نوبت خروج از نرم افزار به صورت خودکار فایل پشتیبان تهیه و در مسیری که توسط کاربر تعیین گردیده ، ذخیره سازی می شود تا در صورت مواجه با هرگونه مشکلی ، امکان بازیابی اطلاعات به سرعت فراهم گردد . البته غیرفعال نمودن این روش پشتیبان گیری نیز در اختیار کاربر قرار گرفته است .

۱-۹- برای چاپ چک های صادره ، نرم افزار با کلیه چاپگرها سازگاری دارد ، لیکن برای یک نوبت لازم است تا تنظیمات لازم صورت گیرد .

۱-۱۰- برای ثبت انواع چک های صادره ، چک های دریافتی از مؤدیان ، اسناد تضمینی ، فیش های نقدی و … پیش بینی لازم در سیستم صورت پذیرفته است .

۱-۱۱- در بخش وجوه نقد و اسناد دریافتنی تفکیک منابع و ثبت آن به سادگی امکان پذیر است .

۱-۱۲- برای تقسیط مطالباتی که از سوی کمیسیون های شهرداری صورت می گیرد ، در نرم افزار پیش بینی لازم صورت گرفته و در مراحل مختلف امکان کنترل آن نیز میسر است .

۲- توانمندی : در بخش توانمندی های نرم افزار ، بخصوص در لایه های پنهان  نرم افزار با در نظر گرفتن قوانین و  مقررات  شهرداری  و آئین نامه مالی ، بنحوی اقدام گردیده تا حجم کار کاربران در کمترین حد ممکن صورت گیرد . هوشمند سازی  سیستم در تمام  بخش های  نرم افزار به دقت مورد توجه قرار گرفته که اهم آنها به شرح زیر می باشد ؛

۲-۱- با توجه به هوشمندسازی تمام بخش های نرم افزار در هنگام تعریف سرفصل های جدید ، در صورتی که از سوی کاربر اشتباهی صورت گیرد ، سیستم به صورت هوشمند از ثبت عنوان و کد مورد نظر ممانعت و کاربر را برای اصلاح اشتباه راهنمائی می نماید .

۲-۲- سامانه قادر به تهیه و تنظیم تمام گزارشات قانونی که در دستورالعمل ها و بخشنامه ها تأکید شده ، خواهد بود و می تواند رعایت قوانین و مقررات را به صورت کامل پوشش دهد .

۲-۳- اگر به هر دلیلی کاربران نتوانند قوانین و مقررات ابلاغی را  رعایت نمایند ، می توانند بخش های هوشمند نرم افزار برای کنترل های قانونی را به صورت موقت یا دائم غیرفعال نمایند .

۲-۴- در صورتی که نرم افزار روی سرور مرکزی با چندین کاربر و سطح اختیارات متفاوت نصب گردد ، کاربر ارشد قادر خواهد  بود تا بر کلیه تغییراتی که کاربران دیگر در سیستم بوجود می آورند نظارت عالیه داشته و از سطوح تغییراتی که ایجاد نموده اند ، مطلع شود .

۲-۵- از آنجائیکه ممکن است در یک شهرداری برای مناطق یا سازمانهای تابعه نیاز به کنترل و تفکیک گزارشات و اسناد ثبت شده وجود داشته باشد ، این امکان در کلیه بخش های سیستم لحاظ شده تا علاوه بر ثبت همزمان اسناد ، تهیه گزارشات تفکیکی را میسر سازد .

۲-۶- نظر باینکه قوانین و مقررات شهرداری خاص بوده و وصول منابع و پرداخت هزینه ها می بایستی با رعایت اینگونه قوانین و مقررات صورت گیرد ، فلذا کلیه پیش بینی های لازم برای کنترل چنین مواردی در نرم افزار لحاظ و گنجانیده شده است .

۲-۷- با توجه به اینکه سطح اختیارات کاربران به صورت بسیار جزئی توسط کاربر ارشد قابل تنظیم است ، فلذا  کاربرانی که سطح اختیارات آنها محدود می گردد ، قادر به مشاهده همه امکانات در صفحه ورودی  نخواهند بود .

۲-۸- هرچند استفاده از سیستم حسابداری اختیاری بوده و می توان از نرم افزار خزانه داری به صورت مستقل استفاده نمود ، لیکن هر زمان شهرداری از سیستم حسابداری HESAB استفاده نماید ، نرم افزار به صورت خودکار اسناد لازم را برای ثبت در حسابداری ارسال می نماید در اینگونه موارد در صورتیکه سیستم حسابداری ، سندهای ارسالی را به عنوان سند حسابداری قبول و تأیید نماید ،  اقلام ارسالی از خزانه داری ، در نرم افزار خزانه داری فریز شده و تغییرات در این سامانه را ناممکن می سازد .

۲-۹- برای پرداخت حقوق و مزایا و صورت وضعیت پیمانکاران معمولآ صدور چک ها به صورت جمعی صورت می گیرد ، در اینگونه موارد لیست توزیع چک تأدیه شده در نرم افزار تکمیل و همراه چک به بانک برای اقدام و واریز وجه به حسابهای تعیین شده  ارسال می گردد .

۲-۱۰- تفکیک و نگهداری حساب مؤدیان و کنترل انواع وضعیت چک ها و فیش های نقدی مؤدیان ، بدون انجام ثبت اضافی در سیستم پیش بینی گردیده است .

۳- گزارشات : با توجه به تجارب بدست آمده از سال 1374 تا کنون در ارتباط تنگاتنگ با بخش حسابداری شهرداری های کشور با درجات مختلف ، گزارشات پیش بینی شده در نرم افزار کلیه نیازهای شهرداری را پاسخگو بوده ، لیکن برای کاربران جستجوگر ، گزینه هائی پیش بینی شده تا عنداللزوم بتوانند گزارشات متنوع خود را ساماندهی نمایند . در بخش گزارشات اهم موارد مورد توجه و مهم به شرح زیر است ؛

۳-۱- علاوه براینکه کلیه گزارشات مورد نیاز کنترل اسناد در نرم افزار پیش بینی شده ، کاربران قادر خواهند بود تا گزارشات ابتکاری مورد نیاز خود را با تعیین پارامترهای مشخص تهیه و استخراج نمایند .

۳-۲- تعدادی از گزارشات جنبه کنترلی داشته و می توانند اشتباهات ثبت اسناد را کشف و برای رفع مغایرت های بوجود آمده به کاربران یاری برساند .

۳-۳- بمنظور جستجوی حسابهای مشابه و کنترل اسناد ثبت شده گزارش های فیلتری لازم و قوی در همه سطوح حسابها در نرم افزار پیش بینی و ایجاد گردیده است .

۳-۴- از آنجائیکه شهرداریها در هنگام تهیه و تنظیم بودجه سالانه به اطلاعات چک های تقسیطی که در سال اجرای بودجه قابل وصول است ، نیاز مبرم دارند ، فلذا تهیه و تنظیم اینگونه گزارشات در نرم افزار لحاظ گردیده است .

۳-۵- از جمله مواردی که خزانه داری شهرداری برای تخصیص اعتبارات نیاز دارد ، تفکیک منابع عمومی ، تملک دارئیهای سرمایه ای و تملک دارائی های مالی می باشد تا براساس آن امکان تأمین اعتبار به صورت منطقی صورت پذیرد ، فلذا اینگونه گزارشات تفکیکی در نرم افزار لحاظ تا امکان نظارت براجرای این امور را تسریع نماید .

۴- انواع خروجی : نرم افزار علاوه بر تهیه و تنظیم گزارشات چاپی امکان گرفتن سایر خروجی های مورد نیاز را نیز دارا  می باشد که اهم این خروجی ها به شرح زیر است ؛

۴-۱- کلیه گزارشات نرم افزار در فرمت های پیش بینی شده در دستورالعمل ها و بخشنامه های ابلاغی و منطبق برآنها بوده و با کلیه چاپگرهائی که قابل نصب در ویندوز باشد ، سازگاری دارد و خروجی ها قابل چاپ در کاغذ A4 خواهد بود .

۴-۲- کلیه گزارشات مالی در صورتی که یک نرم افزار تبدیلی PDF روی رایانه نصب باشد ، امکان تهیه فایل های به صورت PDF وجود خواهد داشت .

۴-۳- کلیه گزارشات در صورتی که نرم افزار گروه آفیس روی رایانه نصب باشد ، امکان تهیه فایل های به صورت EXCEL وجود خواهد داشت .

۴-۴- از آنجائیکه برخی سازمان ها مثل دارائی درخواست برخی اطلاعات به صورت فایل XML می نمایند ، گزارشاتی که امکان تبدیل به صورت EXCEL  را دارا می باشد به صورت فایل XML نیز قابل تهیه و تنظیم می باشد .

ب : تصویر عمومی سامانه خزانه داری

همانگونه که در تصویر زیر مشاهده می شود  ، سعی شده شکل کلی میز کار نرم افزار بسیار ساده و روان طراحی گردد تا کاربر در ورودی اولیه دچار شلوغی و سردرگمی نگردد . بسیاری از توانمندی های نرم افزار در لایه های پنهان نرم افزار گنجانیده شده که به صورت خودکار انجام و سادگی و روانی را در اختیار کاربران قرار می دهد .