سوالات مرتبط با نرم افزار
سامانه HESAB تحت Windows با زبان برنامهنویسی Borland Delphi و با استفاده از بانك اطلاعاتی MicroSoft SQL Server طراحی و برنامهنویسی گردیده است .
نرم افزارهای سامانه HESAB قابلیت اجرائی در سیستم عامل های ویندوز 98 ، 2000 ، XP ، ویندوز 7 ، ویندوز 8 و ویندوز 10 بصورت تك كاربره و یا تحت شبكه داشته و با SQL ) های 2000 و 2005 و 2008 و R22008 و یا 2014 و ... ) اجراء میشود .
بزرگترین حسن سامانه HESAB تحت Windows وابسته نبودن به یک سیستم عامل و یا SQL خاص می باشد . لیکن خیلی از نرم افزارها با تعویض سیستم عامل دچار مشکل شده و به راحتی نمی توان با آن کار نمود ، که برای سامانه HESAB تحت Windows با تعویض سیستم عامل یا SQL چنین مشکلاتی ایجاد نخواهد شد .
در صورتی که فایل پشتیبان اطلاعات از SQL با VERSION پائین تر به VERSION بالاتر انتقال یابد ایراد و اشکالی به وجود نمی آید ، لیکن انتقال اطلاعات از VERSION بالاتر به VERSION پائین تر ممکن نمی باشد . به همین علت و برای ارائه بهتر پشتیبانی به کاربران توصیه می شود ، حتی الامکان از Sql server 2008 R2 enterprise استفاده گردد ، لیکن با رعایت موارد پیش گفته استفاده از سایر VERSION نرم افزار SQL ایرادی نخواهد داشت ، فقط توصیه می گردد CD نرم افزار Sql مورد استفاده خریداری و همیشه در محل نصب نرم افزارها وجود داشته باشد تا در صورت خرابی نرم افزار و ویندوز ، بوسیله کارشناسان رایانه مشتری و یا توسط کارشناسان فنی تیم سامانه HESAB قابل نصب مجدد بوده و الحاق اطلاعات در کوتاهترین زمان ممکن صورت پذیرد .
با توجه به اینکه اغلب مشتریان سامانه HESAB شهرداری ها ، دهیاری ها و سازمان های تابعه آن ها هستند ، در صورتی که اجازه استفاده از محیط WEB توسط حراست آنها داده شود ، اجرای نرم افزار روی محیط WEB نیز میسر می باشد .
در صورتی که روش حسابداری در شهرداری ها و دهیاری ها تغییر نماید ، آیا نرم افزارهای سامانه HESAB قابلیت انطباق با آن را دارد ؟
پایه و اساس نرم افزارهای سامانه HESAB برمبنای حسابداری تعهدی کامل و بودجه ریزی عملیاتی به صورت کامل طراحی و برنامه نویسی شده ، لیکن در حال حاضر با وضعیت کنونی و مورد اجراء در شهرداری و دهیاری تطبیق داده می شود ، لیکن با تغییر در مبنای حسابداری و بودجه ریزی بخصوص در شهرداری ها ، نیازی به تغییر نرم افزار نبوده و نرم افزارهای فعلی ، با فعال نمودن بخش مرتبط از درون نرم افزار برای وضعیت جدید منطبق و آماده ثبت اطلاعات می گردد .
کلیه عملیات نصب ، آموزش و پشتیبانی از کلیه نرم افزارهای سامانه HESAB به صورت اینترنتی و در کمتر از یک هفته صورت می گیرد و از این بابت هزینه ای به مشتری تحمیل نمی گردد ، لیکن در صورت درخواست مشتری به حضور کارشناسان تیم سامانه HESAB با دریافت هزینه های مرتبط این اقدام صورت خواهد گرفت ، که معمولآ این موضوع در قراردادهای فروش و میزان آن لحاظ می گردد .
کاربرد اغلب کلیدهای میانبر در نرم افزارهای سامانه HESAB با کاربرد کلیدهای میانبر که در Windows مورد استفاده قرار می گیرد ، یکسان می باشد ، به جز مواردی اندکی که معمولآ این تفاوت در صفحه مورد استفاده توضیح داده شده است .
در کلیه نرم افزارهای سامانه HESAB بنحوی تنظیم و آماده سازی می گردد تا با هر دفعه خروج از نرم افزار ، به صورت خودکار فایل پشتیبان با تاریخ همان روز در مسیری که تعیین شده ، ذخیره گردد ، مگر اینکه کاربران این اقدام نرم افزار را غیرفعال نموده باشند . در هرصورت به کلیه کاربران توصیه می گردد تا اطلاعات فایل پشتیبان خود را که حجم زیادی نیز ندارد ، در پایان هر روز روی فلش مموری یا CD ذخیره و حداقل هفته ای یک بار نیز اطلاعات پشتیبان را روی هارد اکسترنال ذخیره و در جای امن و مطمئن نگهداری نمایند .
در صورتی که کاربران اطلاعات فایل پشتیبان را خارج از رایانه ذخیره نموده باشند و CD نرم افزار Sql مورد استفاده را نیز در اختیار داشته باشند ، در کمتر از یک ساعت اطلاعات بازیابی و نرم افزارها همراه با اطلاعات ثبت شده برای آنان راه اندازی خواهد شد .
با توجه به اینکه سالی دو الی سه نوبت کلیه نرم افزارهای سامانه HESAB با توجه به قوانین و مقررات و پیشنهادات ، همچنین نیاز کاربران روز رسانی و به مشتریانی که قرارداد پشتیبانی سالیانه دارند ، تحویل می گردد ، لذا از این بابت هزینه ای دریافت نشده و کلیه این هزینه ها در قالب همان قرارداد پشتیبانی سالیانه خواهد بود .
از زمان نصب و راه اندازی نرم افزارهای سامانه HESAB به مدت یک سال پشتیبانی رایگان صورت می گیرد و نسخه های جدید نیز به صورت رایگان روزرسانی می شود ، لیکن پس از پایان یک سال به هر دلیل مشتری خواهان عدم پرداخت هزینه پشتیبانی سالیانه باشد ، نرم افزار نصب شده برایش دائمی شده و تاریخ از روی آن برداشته می شود ، لیکن علاوه براینکه دیگرخدمات پشتیبانی ارائه نمی شود ، نسخه های روزرسانی شده نیز تحویل نخواهد شد .
از آنجائیکه در هر شش ماه یک بار کلیه نسخ نرم افزارهای سامانه HESAB روز رسانی می شود و در این روز رسانی ها براساس فرمانی که در لایه های پنهان نرم افزار پیش بینی شده ، کلیه بانک های اطلاعات و اطلاعات ثبت شده به صورت خودکار با وضعیت جدید سامانه منطبق می گردد ، چنین مشتریانی که تصمیم به استفاده از نسخه های جدید دارند ، براساس مقاطع زمانی که نرم افزارها روز رسانی شده ، لازم است اطلاعات آنها به صورت مرحله ای تبدیل گردد ، فلذا برای این مشتریان ، لازم است ارقام جدید نرم افزار منهای ارقامی که قبلآ برای خرید نرم افزار پرداخت نموده اند ، به حساب تیم سامانه HESAB واریز گردد تا آخرین وضعیت نرم افزار در اختیار آنان قرار گیرد .
سوالات مرتبط با قوانین و مقررات
از آنجائیکه آئین نامه مالی شهرداری ها در تاریخ 12/04/1364 به تصویب مجلسین رسیده ، هرگونه تغییرات در آن در حال حاضر مستلزم تصویب مجلس شورای اسلامی است ، مگر اینکه نمایندگان مجلس اختیار بخشی یا تمام تغییرات آئین نامه را به عهده مرجع خاصی به تصویب برسانند .
میزان اختیارات و مصوبات شورای اسلامی شهر در سطوح معاملات ، براساس میزان ارقام ریالی که در مواد 4 و 16 آئین نامه مالی شهرداری ها پیش بینی شده و هرساله نیز سقف این ارقام از سوی وزارت کشور ابلاغ می گردد ، براین اساس شوراها می تواند تصمیمات لازم را اتخاذ نمایند .
براساس ماده 25 آئین نامه مالی شهرداری ها ، دستورالعمل تهیه و تنظیم بودجه و تفریغ بودجه به عهده وزارت کشور است .
براساس مواد 42 و 43 آئین نامه مالی شهرداری ها ، تعیین روش حسابداری و دستورالعمل های مرتبط و ایجاد دوره های آموزشی برای اجراء و پیاده سازی روش از وظایف وزارت کشور می باشد .
سوالات مرتبط با حسابداری
دریافت وام دارای سه مؤلفه زمان دریافت ، زمان هزینه و مصرف ، زمان بازپرداخت می باشد که براساس دستورالعمل ابلاغی وزارت کشور و کدهای حسابداری ، برای هر یک جداگانه تشریح می گردد ؛
در زمان دریافت وام ( اعم از سازمان شهرداری ها و دهیاری ها ، بانک ها ، مؤسسات اعتباری ، اشخاص حقیقی و حقوقی ) عناوینی مثل حساب بانکی ، هزینه های اقتصادی ( کارمزد وام ، بازپرداخت ، تملک ) ، منابع شهرداری ، اسناد پرداختنی و اقساط وام تحت الشعاع قرار می گیرد . اگر زمان دریافت وام کارمزد از اصل وام کسر و باقیمانده به حساب شهرداری واریز شود ، در این صورت در اولین سند حسابداری ، (( کارمزد وام های داخلی )) واقع در گروه 501001 معادل کارمزد وام بدهکار ، (( موجودی نقد و بانک )) معادل وجوهی که به حساب واریز شده ، واقع در گروه 101001 بدهکار ، (( وام دریافتی )) برحسب اینکه از چه محلی اخذ شده ، واقع در گروه 401003 که در بخش منابع قرار دارد ، بستانکار می گردد . از آنجائیکه وام دهنده در قبال اقساط وام از شهرداری چک مدت دار اخذ می نماید ، فلذا در سند دوم (( اقساط وام ....)) واقع در سایر اشخاص گروه 101003 ، بدهکار و (( اسناد پرداختنی .... ) واقع در گروه 201001 بستانکار می شود .
در زمان هزینه وام دریافت شده ، (( هزینه های اقتصادی - تملک دارئیهای سرمایه ای )) معادل پرداخت انجام شده واقع در گروه 501002 و 921 تا 926 بدهکار و حساب (( موجودی نقد و بانک )) معادل وجوهی که از حساب خارج شده ، واقع در گروه 101001 بستانکار می گردد .
در زمان پرداخت اقساط وام (( اسناد پرداختنی .... )) واقع در گروه 201001 در سند اول ، معادل قسط بازپرداخت شده ، بدهکار و حساب (( موجودی نقد و بانک )) معادل وجوه قسط ، بستانکار می شود و در سند دوم (( هزینه های اقتصادی - تملک دارئیهای مالی)) واقع در گروه 501003 بدهکار و (( اقساط وام ....)) واقع در سایر اشخاص گروه 101003 بستانکار می شود .
دریافت وام دارای سه مؤلفه زمان دریافت ، زمان هزینه و مصرف ، زمان بازپرداخت می باشد که براساس دستورالعمل ابلاغی وزارت کشور و کدهای حسابداری ، برای هر یک جداگانه تشریح می گردد ؛
در زمان دریافت وام ( اعم از سازمان شهرداری ها و دهیاری ها ، بانک ها ، مؤسسات اعتباری ، اشخاص حقیقی و حقوقی ) عناوینی مثل حساب بانکی ، هزینه های اقتصادی ( کارمزد وام ، بازپرداخت ، تملک ) ، منابع شهرداری ، اسناد پرداختنی و اقساط وام تحت الشعاع قرار می گیرد . اگر زمان دریافت وام کارمزد از اصل وام کسر و باقیمانده به حساب شهرداری واریز شود ، در این صورت در اولین سند حسابداری ، (( کارمزد وام های داخلی )) واقع در گروه 501001 معادل کارمزد وام بدهکار ، (( موجودی نقد و بانک )) معادل وجوهی که به حساب واریز شده ، واقع در گروه 101001 بدهکار ، (( وام دریافتی )) برحسب اینکه از چه محلی اخذ شده ، واقع در گروه 401003 که در بخش منابع قرار دارد ، بستانکار می گردد . از آنجائیکه وام دهنده در قبال اقساط وام از شهرداری چک مدت دار اخذ می نماید ، فلذا در سند دوم (( اقساط وام ....)) واقع در سایر اشخاص گروه 101003 ، بدهکار و (( اسناد پرداختنی .... ) واقع در گروه 201001 بستانکار می شود .
در زمان هزینه وام دریافت شده ، (( هزینه های اقتصادی - تملک دارئیهای سرمایه ای )) معادل پرداخت انجام شده واقع در گروه 501002 و 921 تا 926 بدهکار و حساب (( موجودی نقد و بانک )) معادل وجوهی که از حساب خارج شده ، واقع در گروه 101001 بستانکار می گردد .
در زمان پرداخت اقساط وام (( اسناد پرداختنی .... )) واقع در گروه 201001 در سند اول ، معادل قسط بازپرداخت شده ، بدهکار و حساب (( موجودی نقد و بانک )) معادل وجوه قسط ، بستانکار می شود و در سند دوم (( هزینه های اقتصادی - تملک دارئیهای مالی)) واقع در گروه 501003 بدهکار و (( اقساط وام ....)) واقع در سایر اشخاص گروه 101003 بستانکار می شود .
قیر یارانه ای که به برخی شهرداریها تعلق می گیرد ، دارای سه مؤلفه زمان دریافت ، زمان واگذاری قیر به پیمانکار و زمان هزینه می باشد که براساس دستورالعمل ابلاغی وزارت کشور و کدهای حسابداری ، برای هر یک جداگانه تشریح می گردد ؛
زمان دریافت قیر حساب (( موجودی مصالح )) واقع در گروه 101006 معادل ریالی ارزش قیر بدهکار و حساب (( يارانه ها و کمک های اعطائی دولت و سازمان های دولتی )) واقع در گروه 401001 بستانکار خواهد شد .
در صورتی که شهرداری فاقد کارخانه پخت آسفالت باشد ، معمولآ شهرداری قیر دریافتی را به کارخانجات پخت آسفالت تحویل و در قبال آن آسفالت مورد نیاز معابر شهری دریافت و هزینه پخت و پخش را نیز به پیمانکار پرداخت می نمایند ، در این صورت معادل ریالی قیر واگذاری ، حساب (( پیش پرداخت به پیمانکاران )) واقع در گروه 101005 بدهکار و حساب (( موجودی مصالح )) واقع در گروه 101006 معادل ریالی قیر واگذاری به پیمانکار بستانکار می گردد .
در زمان تحویل صورت وضعیت پخت و پخش آسفالت ، (( هزینه های اقتصادی - تملک دارئیهای سرمایه ای )) معادل صورت وضعیت دریافت شده واقع در گروه 501002 و 921 تا 926 بدهکار و ، حساب (( پیش پرداخت به پیمانکاران )) واقع در گروه 101005 بستانکار و در صورت اضافه پرداختی به پیمانکار ، حساب (( موجودی نقد و بانک )) معادل وجوه اضافه پرداختی نیز بستانکار می شود .
ضمن پاسخ بله برای ثبت اموال با توجه به اینکه معمولآ حسابرسان شورای اسلامی شهر در هنگام رسیدگی به حساب های شهرداری ، در صورتی که اموال و دارئی ها در صورت های مالی منعکس نشده باشد ، به عنوان یک بند در گزارش حسابرسی قید و یکی از ادله مشروط شدن حساب های سال مالی مورد رسیدگی خواهد بود . در مذاکرات مدیران مالی شهرداری با حسابرسان ، اغلب حسابرسان پیشنهاد می نمایند در حساب انتظامی و طرف حساب انتظامی این ارقام ثبت گردد .
با توجه به مطالب ذکر شده در پاسخ سئول قبلی ، از آنجائیکه از سال 1399 با ابلاغ دستورالعمل تهیه و تنظیم بودجه از سوی وزارت کشور و اصلاحات بعدی ، سامانه HESAB برمبنای حسابداری تعهدی طراحی و آماده شده ، لیکن با وضعیت فعلی شهرداری ها منطبق گردیده به دو روش امکان ثبت اموال در حسابداری پیشنهاد می گردد ؛
در روش اول با ثبت در (( حساب انتظامی اموال )) با کد گروه 601001 و معادل آن در (( طرف حساب انتظامی اموال )) با کد گروه 602001 این امکان فراهم می باشد .
در روش دوم که به نظر نوسینده مطلوب و منطقی تر خواهد بود ، علاوه بر ثبت اطلاعات در هزینه های اقتصادی و عملیاتی ، گروه حساب دارائی ها با کد 102001 لغایت 102003 و کد 103001 را معادل ریالی اموال بدهکار و گروه 301001 تحت عنوان دارائی های غیرنقدی تخصیص یافته بستانکار خواهد شد ، با این روش ثبت ، اموال نیز شناسائی و در حساب های ترازنامه شهرداری منعکس خواهد گردید .
نظرباینکه زیرمجموعه های سامانه HESAB با عناوین (( انبار و کنترل موجودی ها )) و (( اموال و دارائی های ثابت )) ضمن کنترل اقدامات مرتبط با اموال در زیر مجموعه های ذکر شده ، اسناد حسابداری لازم را تنظیم و به صورت خودکار به حسابداری ارسال می نماید و پس از قبولی اسناد در سامانه حسابداری ، اقدامات تغییر دادن اطلاعاتی که اسناد آن در حسابداری ثبت گردیده از مسئولین انبار و صاحب جمع اموال سلب می شود و در صورت نیاز به اصلاحات ، لازم است تا حسابداری اسناد ذکر شده را عودت دهد تا امکان اصلاحات در انبار و اموال میسر گردد ، فلذا استفاده از سامانه های موصوف علاوه براینکه کنترل های منطقی نیز میسر می گردد ، در ثبت اطلاعات نیز تسریع خواهد شد .
بدیهی است در صورتی که سیستم حسابداری تعهدی در شهرداری اجرائی شود ، سیستم (( اموال و دارائی های ثابت )) قادر خواهد بود تا ضمن محاسبه هزینه استهلاک ، در پایان سال مالی و قبل از بستن حساب ها ، اسناد مالی لازم نیز به حسابداری ارسال نماید .
از سال 1399 به بعد ثبت هزینه ها در شهرداری براساس تفکیک هزینه های اقتصادی و به دنبال آن ثبت هزینه های عملیاتی مرتبط لازم و ضروری می باشد و تنظیم بودجه نیز برهمین اساس خواهد بود . لیکن ثبت هزینه های عملیاتی بخصوص در بخش خدمت ، کاری مشکل و طاقت فرسا و بسیار وقت گیر خواهد بود و مسئولین مالی از ثبت آن به روش های منطقی و اصولی اباء دارند .
تیم سامانه HESAB در نرم افزار ویرایش سوم که در حاضر در شهرداری ها در حال اجراء می باشد ، یک بخش اساسی به این امر اختصاص داده تا در صورتی که بودجه در سیستم حسابداری ثبت گردد ، نرم افزار اسناد تسهیم هزینه های اقتصادی به مصارف عملیاتی خدمت را در مقاطع انتخابی به صورت خودکار تنظیم و ثبت نماید و بدین صورت کار کاربران را بسیار تسهیل خواهد نمود .
بنابراین همیشه به کاربران تأکید می گردد تا ضمن ثبت مصارف عملیاتی پروژه ها ، در بخش مصارف عملیاتی خدمت با کلید اینتر عبور نمایند و تسهیم اینگونه هزینه ها به عهده نرم افزار محول نمایند تا با دقت بسیار زیادی به سرانجام برساند .
نظرباینکه شهرداری ها با تقسیط عوارض در کمیسیون از مؤدیان اسناد تاریخ دار دریافت می نمایند و لازم است تا کلیه مراحل دریافت اسناد ، ارسال به بانک ، ثبت وصولی ، برگشتی ، ابطال ، عودتی و ... در حسابداری ثبت و منعکس نمایند تا مورد ایراد و اشکال حسابرسان شورای اسلامی شهر هم قرار نگیرد و کنترل تمام این مراحل نیز با زیاد شدن حجم و تعداد اسناد ، کاری سخت و شاید هم غیرممکن گردد و برخی مواقع نیز موجب ضایع شدن حقوق شهرداری را فراهم خواهد نمود . لیکن با توجه به تمام تفاصیل ذکر شده و به منظور شفاف سازی حساب ها و صورت های مالی و جلوگیری از ضایع شدن حقوق شهرداری ثبت کلیه مراحل اینگونه اسناد در حسابداری اجتناب ناپذیر و بسیار هم ضروری و مهم است .
اسناد دریافتنی که به شهرداری تحویل می گردد ، دارای سه مؤلفه زمان اخذ ، زمان وصول و زمان احتمالی برگشت اسناد می باشد که براساس دستورالعمل ابلاغی وزارت کشور و کدهای حسابداری ، برای هر یک جداگانه تشریح می گردد ؛
زمان اخذ اسناد دریافتنی برای ثبت توسط شهرداری ، حساب (( چک های مدت دار )) با کد گروه 101004 بدهکار و حساب (( درآمدهای درجریان )) با کد گروه 301002 بستانکار می گردد . البته در این مرحله ایجاب می نماید تا (( چک های مدت دار نزد صندوق )) که زیر مجموعه (( چک های مدت دار )) است ، بدهکار گردد که مراحل بعدی را بتوان دنبال و کنترل نمود .
زمان وصول ضمن ارسال اسناد به بانک ، حساب (( چک های مدت دار نزد بانک )) با کد گروه 101004 بدهکار و حساب ((چک های مدت دار نزد صندوق )) با کد گروه 101004 بستانکار می گردد . لازم به ذکر است که (( چک های مدت دار نزد صندوق )) و (( چک های مدت دار نزد بانک )) زیر گروه حساب (( چک های مدت دار )) می باشند .
در صورتی که این اسناد توسط بانک وصول گردد ، در سند اولی معادل اسناد وصول شده ، حساب (( موجودی نقد و بانک )) با کد گروه 101001 بدهکار و حساب (( درآمد )) با کد 401001 بستانکار می شود . در سند دومی معادل اسناد وصول شده ، حساب (( درآمدهای درجریان )) با کد گروه 301002 بدهکار و حساب (( چک های مدت دار نزد بانک )) با کد گروه 101004 بستانکار خواهد شد .
در صورتی که این اسناد توسط بانک برگشت داده شود ، معادل اسناد برگشتی ، حساب (( چک های مدت دار برگشتی نزد صندوق یا واحد حقوقی یا اجرائیات )) با کد گروه 101004 بدهکار و حساب (( چک های مدت دار نزد بانک )) با کد گروه 101004 بستانکار می شود و تا وصول ، تعویض ، عودت ، ابطال و ... جریان های حسابداری آن نیز دنبال خواهد شد .
تیم سامانه HESAB کلیه مراحل دریافت اسناد اعم از نزد صندوق ، ارسال به بانک ، ثبت وصولی ، برگشتی نزد صندوق ، ارسال به واحد حقوقی یا اجرائیات ، تعویض با اسناد دیگر ، وصولی از طریق فیش نقدی و عودت چک برگشتی ، ابطال نمودن براساس مجوزهای قانونی و سایر موارد مرتبط با اسناد تاریخ دار و پیگیری و ثبت تمام مراحل آن را در سامانه (( خزانه داری )) که یکی از زیر مجموعه های سامانه حسابداری می باشد ، لحاظ نموده و اقدامات و حاصل تمام مراحل در سامانه (( خزانه داری )) بطور خودکار و به صورت سند به حسابداری ارسال می شود . بدیهی است در صورت قبول و ثبت سند ارسالی از سامانه (( خزانه داری )) در حسابداری ، کاربران سامانه (( خزانه داری )) دیگر روی اسنادی که سند آن در حسابداری ثبت شده ، بمنظور جلوگیری از ایجاد مغایرت ، قادر به ایجاد تغییرات نخواهند بود . در صورت ضرورت انجام اصلاحات لازم است تا حسابداری سند ثبت شده را عودت دهد تا در سامانه (( خزانه داری )) امکان انجام اصلاحات جدید میسر گردد .
برای روش انجام کار در مبحث (( خزانه داری )) با ورود به بخش (( اطلاعات ویژه - راهنمای نرم افزار - راهنمای کاربران خزانه داری )) و دانلود فایل راهنما که به صورت PDF همراه با فهرست هوشمند تهیه شده و مراجعه به بخش (( 2 - 7 - انتقال اطلاعات )) به صورت مبسوط توضیحات لازم تصویری ارائه شده است .
سوالات مرتبط با بودجه
تمام مراحل تهیه و تنظیم بودجه ، اصلاح بودجه و متمم بودجه در سامانه HESAB به شکلی بسیار ساده و روان در نظر گرفته شده تا کاربران با صرف زمان بسیار اندک قادر باشند تهیه و تنظیم مراحل بودجه و انجام اصلاحات را در کوتاه ترین زمان ممکن به انجام رسانده و در سیر مراحل قانونی برای تصویب قرار دهند .
نظرباینکه برای تهیه و تنظیم بودجه به اطلاعات مقاطع زمانی خاصی نیاز است ، فلذا ضرورت دارد تا اقداماتی به شرح زیر صورت پذیرد .
در صورتی که مقرر است بودجه سال 1404 تنظیم گردد ، اسناد حسابداری تا پایان آذرماه ثبت شده باشد تا سامانه قادر به استخراج اطلاعات مقاطع مورد نیاز بودجه ریزی را داشته باشد . ضمنأ اطلاعات لازم برای تمام مراحل تنظیم بودجه در بخش (( اطلاع رسانی )) سایت تحت عنوان (( راهکارهای لازم برای تهیه و تنظیم بودجه 1404 )) به صورت یک فایل گذاشته شده که کاربران امکان استفاده و بهره مندی از آن را خواهند داشت .
پس از تهیه و تنظیم بودجه ، اصلاح بودجه و متمم بودجه در سامانه HESAB گزارشات مورد نیاز در سامانه گنجانیده شده تا از طریق آن امکان ثبت اطلاعات در سامانه سازمان شهرداری ها و دهیاری های کشور را تسهیل نماید .
برای تسهیم هزینه های اقتصادی به هزینه های عملیاتی دو روش مستقیم و محاسباتی در نظر گرفته شده تا امکان تسریع در تسهیم هزینه ها را فراهم نماید .
در روش مستقیم که ممکن است از ردیف یا فصل خاصی به یک خدمت یا یک پروژه اعتبار اختصاص داده شود ، ثبت ها صورت می گیرد . روش ثبت مستقیم در بخش مربوط به ثبت اطلاعات بودجه و استفاده از کلیدهای میانبر برای این امور در همان صفحات به صورت تشریحی ذکر گردیده است .
پس از تعیین سهمیه مستقیم اعتبارات به خدمت یا پروژه مشخص از طریق استفاده از گزینه (( تسهیم هوشمند )) سامانه سهم هر خدمت و پروژه را براساس پارامترهای تعیین شده تسهیم خواهد نمود . روش تسهیم هوشمند در بخش (( اطلاع رسانی )) سایت تحت عنوان (( امکانات جادوئی سامانه HESAB )) به صورت یک فایل توضیح داده شده که کاربران امکان استفاده و بهره مندی از آن را خواهند داشت . بدیهی است برای استفاده از این امکانات در بخش ثبت اطلاعات بودجه با فیلتر نمودن گروه 921 لغایت 927 و انتخاب (( خدمت )) لازم است تا تعداد پرسنلی که در هر خدمت مشغول بکار هستند ، ثبت شده باشد .
هرچند در زمان تسهیم هزینه های اقتصادی به هزینه های عملیاتی ضروری است تا پارامترهای متعددی مثل دستمزد مستقیم ، مواد و مصالح مصرفی مستقیم ، کارکرد ماشین آلات ، هزینه های غیرمستقیم یا سربار برای رسیدن به قیمت تمام شده خدمت یا پروژه در نظر گرفته شود ، لیکن در اغلب شهرداری ها ، تهیه و تنظیم و تفکیک این اطلاعات بسیار دشوار و پرهزینه می باشد که برای رسیدن به آن نیاز به سرمایه گذاری و تغییر در روند حسابداری دارد .
برای دستیابی به مطلوب ترین روش در حال حاضر ، تسهیم هزینه های مستقیم به پروژه و خدمت و تسهیم هزینه به صورت محاسباتی براساس تعداد نیروی شاغل می تواند مشکل گشا باشد . انشاء ا... به مرور زمان و تولید اطلاعات لازم از طریق سیستم های نرم افزاری و استقرار حسابداری تعهدی رسیدن به قیمت تمام شده خدمت و پروژه به صورت مطلوب به مرور میسر خواهد شد .
برای روش انجام کار در مبحث (( تنظیم بودجه )) با ورود به بخش (( اطلاعات ویژه - راهنمای نرم افزار - راهنمای کاربران حسابداری )) و دانلود فایل راهنما که به صورت PDF همراه با فهرست هوشمند تهیه شده و مراجعه به بخش (( 1 - 5 - بودجه و اعتبارات )) به صورت مبسوط توضیحات لازم به صورت تصویری ارائه شده است .
سوالات مرتبط با تفریغ بودجه
در سامانه HESAB در صورتی که اطلاعات بودجه ثبت شده باشد ، نرم افزار به صورت خودکار و بدون انجام ثبت اضافی ، تفریغ بودجه را براساس دستورالعمل ابلاغی وزارت کشور استخراج می نماید .
در سامانه به نحوی پیش بینی و طراحی شده تا امکان گزارشات تفریغ بودجه به صورت ماهانه نیز قابل کنترل باشد تا مدیران شهرداری در پایان سال و هنگام بستن حساب ها با مغایرت های قانونی مواجه نشوند و فرصت لازم در طول سال برای برطرف نمودن مغایرت های احتمالی را داشته باشند .
از آنجائیکه تمام بخش های سامانه HESAB به صورت هوشمند طراحی و آماده گردیده ، در صورتی که این کنترل های هوشمند توسط کاربران غیرفعال نگردد ، سامانه در تمام مراحل ثبت اطلاعات ، کنترل های قانونی را انجام داده و هشدارهای لازم را به کاربران خواهد داد . هرچند برخی مواقع برحسب ضرورت هائی که در شهرداری پیش می آید ، مدیران شهرداری می بایستی هزینه هائی را پرداخت نمایند که در بودجه پیش بینی نشده ، در اینگونه موارد گزارش های لازم پیش بینی گردیده تا مدیران را قادر سازد در کوتاهترین زمان ممکن ، این مغایرت ها را مشاهده و اصلاحات لازم به شورای اسلامی شهر پیشنهاد نمایند .
پس از تهیه و تنظیم تفریغ بودجه در سامانه HESAB گزارشات مورد نیاز در سامانه گنجانیده شده تا از طریق آن امکان ثبت اطلاعات در سامانه سازمان شهرداری ها و دهیاری های کشور را تسهیل نماید .
در صورتی که تفریغ بودجه تهیه شده به تصویب شورای اسلامی شهر نرسیده باشد ، با بازنمودن حساب های بسته شده ، اصلاحات لازم در حساب ها صورت می گیرد و مجددآ اقدام به چاپ تفریغ بودجه و ارسال به شورای اسلامی شهر صورت خواهد گرفت ، لیکن در صورت تصویب تفریغ بودجه در شورای اسلامی شهر و به منظور جلوگیری از ایجاد بندهای گزارش حسابرسان در زمان رسیدگی ، اسناد اصلاحی لازم در سال مالی بعد تحت عنوان (( رویدادهای بعد از تصویب صورت های مالی )) تنظیم می گردد که طبق استاندارهای حسابرسی مورد قبول حسابرسان نیز قرار خواهد گرفت .
برای روش انجام کار در مبحث (( تفریغ بودجه )) با ورود به بخش (( اطلاعات ویژه - راهنمای نرم افزار - راهنمای کاربران حسابداری )) و دانلود فایل راهنما که به صورت PDF همراه با فهرست هوشمند تهیه شده و مراجعه به بخش (( 4 - 3 - 1 - 5 - گزارشات تفریغ بودجه )) به صورت مبسوط توضیحات لازم به صورت تصویری ارائه شده است .
سوالات مرتبط با اعتبارات
در سامانه HESAB دو روش مختلف برای کنترل اعتبارات وجود دارد ، در روش اول هنگام ثبت اسناد حسابداری می باشد که لازم است در بخش تنظمات سیستم در ابزار کاربران گزینه (( عدم نمایش حساب های بدون بودجه مصوب در هنگام ثبت سند )) علامت دار نگردد ، چون با علامت دار نمودن این گزینه کنترل های اعتبارات صورت نمی گیرد . در روش دوم در بخش زیر سیستم های مرتبط - بودجه و اعتبارات - گزارشات مرتبط - گزارش تفریغ بودجه امکان کنترل اعتبارات مصرف شده به صورت ماهانه در اختیار کاربران می باشد .
با ورود به بخش زیر سیستم های مرتبط - بودجه و اعتبارات - تأمین اعتبار بودجه ، امکان ثبت و تخصیص اعتبارات قبل از هزینه میسر و با ثبت اطلاعات ، بخش اعتبارات فعال می گردد .
با ثبت اطلاعات در بخش (( تأمین اعتبار بودجه )) ، گزارشات مورد نیاز و میزان مصرف اعتبارات نیز فراهم خواهد شد .
برای ثبت اطلاعات اعتبارات به هیچ نرم افزار جداگانه ای نیاز نمی باشد و با ثبت اطلاعات در بخش (( تأمین اعتبار بودجه )) به صورت خودکار این بخش فعال و با سیستم بودجه و حسابداری ارتباط برقرار می نماید .
با ثبت اطلاعات در بخش (( تأمین اعتبار بودجه )) به هیچوجه تغییری در اسناد حسابداری بوجود نخواهد آمد ، فقط یک سیستم کنترلی در سامانه فعال و با بخش های مرتبط و مورد نیاز ارتباط برقرار خواهد نمود .
برای روش انجام کار در مبحث (( تأمین اعتبار بودجه )) با ورود به بخش (( اطلاعات ویژه - راهنمای نرم افزار - راهنمای کاربران حسابداری )) و دانلود فایل راهنما که به صورت PDF همراه با فهرست هوشمند تهیه شده و مراجعه به بخش (( 2 - 1 - 5 - تأمین اعتبار بودجه )) به صورت مبسوط توضیحات لازم به صورت تصویری ارائه شده است .
سوالات مرتبط با بستن حساب ها
معمولآ در هنگام بستن حساب ها در پایان سال مالی کنترل های زیر مورد نیاز است تا اطمینان حاصل شود که اسناد حسابداری به درستی ثبت شده است . در صورتی که روند زیر هنگام بستن حساب ها انجام پذیرد ، گزارشات سالانه حسابرسی به سمت مقبول حرکت خواهد نمود .
الف - کنترل اسناد غیربالانس و خالی در بخش (( کنترل اسناد )) که با کلیک روی هریک از آنها ، توسط سیستم به صورت هوشمند کنترل می شود . برای رفع این مغایرت ها راهنمائی لازم در (( راهنمای کاربران حسابداری )) به صورت تصویری و مبسوط وجود دارد .
ب - کنترل حساب های خلاف ماهییت شده در دو سطح تقضیلی و تفضیلی 2 در بخش (( گزارشات - گزارشات جاری - گزارش حساب های خلاف ماهیت شده )) که با کلیک روی هریک از آنها ، توسط سیستم به صورت هوشمند کنترل می شود . در این بخش در صورت وجود حساب های خلاف ماهیت شده لازم است تا ضمن بررسی اسناد مشکل دار ، نسبت به رفع این مغایرت ها اقدام گردد .
ج - کنترل حساب مازاد و کسری سنواتی ، همچنین کسری یا مازاد سال جاری و درج ارقام آن در بخش (( ثبت اطلاعات تکمیلی تفریغ بودجه )) بمنظور اطمینان از موازنه تراز اقتصادی تفریغ بودجه ، همچنین کنترل رعایت قسمت اخیر ماده 68 قانون شهرداری .
د - تعیین میزان کمک جاری به عمرانی با استفاده از فرم موازنه اقتصادی تفریغ بودجه و ثبت ارقام این کمک در بخش (( ثبت اطلاعات تکمیلی تفریغ بودجه )) بمنظور ایجاد تعادل نهائی تفریغ بودجه قبل از بستن حساب ها .
ﻫ - کنترل هزینه های اقتصادی و عملیاتی در بخش (( گزارشات جاری - گزارشات تراز )) و معادل بودن آنها .
و - در صورت مغایرت بین هزینه های اقتصادی و عملیاتی ، برای استخراج مغایرت ضمن مراجعه به بخش (( گزارشات - گزارشات جاری - گزارش ویژه از دفاتر و اسناد )) امکان جستجوی اسنادی که مغایرت دارد به سادگی میسر خواهد بود .
ز - در صورتی که مصارف عملیاتی خدمت در اسناد حسابداری ثبت نشده باشد ، با مراجعه به بخش (( بودجه و اعتبارات - گزارشات مرتبط - ایحاد سند تسهیم مصارف اقتصادی به مصارف عملیاتی - روش دوم )) تسهیم هزینه ها به صورت خودکار در کل اسناد توسط سیستم کنترل و طی یک سند حسابداری ، تسهیم هزینه ها به خدمت های مرتبط صورت خواهد گرفت . این بخش محاسباتی سیستم مقداری زمانبر بوده که کاربر می بایستی تا پایان عملیات حوصله به خرج دهد .
ح - سیستم سند تسهیم را با شماره 9999 تنظیم و ثبت می نماید که با ویرایش آن در صورتی که موازنه نبود و مبلغ عدم موازنه معمولآ اعداد یک رقمی یا دو رقمی ناشی از تقریب محاسبات می باشد ، روی چند ردیف تعدیل تا موازنه برقرار و ثبت خواهد شد .
ط - پس از این مرحله در تراز عملیاتی تفریغ می بایستی رقم کسری یا مازادی که در پائین این موازنه درج گردیده با مبلغ مندرج در گزارش مازاد ( کسری ) در بخش گزارشات کلی یکسان باشد .
ی - در این وضعیت با مراجعه به بخش بستن حساب های موقت ، حساب درآمد و هزینه حسب مورد به کسری یا مازاد بسته می شود . در این مرحله می بایستی تراز چهارستونی دارای موازنه باشد ، در صورت عدم موازنه ضروری است بخش های دارای مغایرت کنترل تا موازنه تراز برقرار گردد . با توجه به هوشمندی سامانه در صورت وجود اشتباهات ثبتی و دستکاری ناشیانه اسناد ، تراز نمایش داده شده موازنه نخواهد داشت و به راحتی امکان پیدا نمودن مشکل وجود خواهد داشت .
ک - پس از اطمینان از درستی تراز چهارستونی اقدام به بستن حساب های دائم از طریق استفاده از گزینه (( تراز اختتامی )) می گردد تا امکان انتقال حسابها به سال مالی بعد فراهم گردد .
لازم به توضیح است که در زمان بستن حسابها که معمولآ در اوایل اردیبهشت تا اواخر خردادماه هر سال است ، کارشناسان تیم سامانه HESAB به صورت تمام وقت و حتی خارج از وقت اداری آماده راهنمائی و حتی بستن حساب ها و انتقال به سال مالی بعد خواهند بود .
از آنجائیکه تمام بخش های سامانه HESAB به صورت هوشمند طراحی و برنامه نویسی شده ، سیستم در طول ثبت اسناد ، هشدارهای لازم را ارائه خواهد نمود ، لیکن برخی اشتباهات به صورت موازنه ای بوجود می آید که برای ردیابی آن گزارشات کنترلی لازم در سامانه پیش بینی شده که به صورت مبسوط و تصویری در راهنمای کاربران حسابداری ذکر گردیده است .
درصورتی که کاربران بخش کنترلی هوشمند را غیرفعال ننمایند ، سیستم در طول ثبت اسناد ، هشدارهای لازم را ارائه و از خطاهای حسابداری جلوگیری خواهد نمود ، لیکن اگر به هر دلیلی این بخش های هوشمند غیرفعال شده باشد ، گزارشات کنترلی لازم در سیستم پیش بینی شده تا از طریق این گزارشات امکان دسترسی به این اشتباهات ثبت شده میسر گردد .
برای بستن حساب ها روش انجام کار در مبحث (( عملیات بستن حساب ها )) با ورود به بخش (( اطلاعات ویژه - راهنمای نرم افزار - راهنمای کاربران حسابداری )) و دانلود فایل راهنما که به صورت PDF همراه با فهرست هوشمند تهیه شده و مراجعه به بخش (( 2 - 5 - عملیات بستن حساب ها )) به صورت مبسوط توضیحات لازم تصویری ارائه شده است . کاربران با کمی مطالعه و تلاش رآسأ قادر به انجام بستن حساب ها خواهند بود و پرسنل تیم سامانه HESAB همیشه آماده کمک و راهنمائی می باشند .
در صورتی که تفریغ بودجه تهیه شده به تصویب شورای اسلامی شهر نرسیده باشد ، با بازنمودن حساب های بسته شده ، اصلاحات لازم در حساب ها صورت می گیرد و مجددآ اقدام به چاپ تفریغ بودجه و ارسال به شورای اسلامی شهر صورت خواهد گرفت ، لیکن در صورت تصویب تفریغ بودجه در شورای اسلامی شهر و به منظور جلوگیری از ایجاد بندهای گزارش حسابرسان در زمان رسیدگی ، اسناد اصلاحی لازم در سال مالی بعد تحت عنوان (( رویدادهای بعد از تصویب صورت های مالی )) تنظیم می گردد که طبق استاندارهای حسابرسی مورد قبول حسابرسان نیز قرار خواهد گرفت .
برای روش انجام کار در مبحث (( تأمین اعتبار بودجه )) با ورود به بخش (( اطلاعات ویژه - راهنمای نرم افزار - راهنمای کاربران حسابداری )) و دانلود فایل راهنما که به صورت PDF همراه با فهرست هوشمند تهیه شده و مراجعه به بخش (( 2 - 1 - 5 - تأمین اعتبار بودجه )) به صورت مبسوط توضیحات لازم به صورت تصویری ارائه شده است .